Кейс Leadbridge: как собрать 550 регистраций на фестиваль за 3,5 недели

В этом материале мы разберем реальный кейс нашего партнера, агентства Leadbridge, и покажем, как они смогли собрать 550 регистраций, из которых 350 пришли из Африки, всего за три шага работы с аудиторией.
Их клиент — организатор международного молодежного форума — хотел быстро собрать участников со всего мира: студентов, активистов, молодых стартап-фаундеров и руководителей студенческих офисов. Времени практически не было: всего 3,5 недели на весь процесс. Задача: набрать минимум 150 регистраций.

Как быстро найти релевантную аудиторию

Заказчик поставил следующие условия:

Целевая аудитория: студенты, активисты, студенческие офисы и молодежные лидеры из СНГ, Африки и Азии.
Срок: 3,5 недели.
Результат: минимум 150 регистраций.

Главная сложность кейса в сверхкоротких сроки и отсутствии готовых списков участников. Нужно было не просто разослать письма, а аккуратно выстроить воронку, чтобы люди сами распространяли информацию о фестивале.

Ключевая гипотеза: лучшие кандидаты — это те, кто активен в студенческих сообществах и стартап-экосистемах.

Стратегия аутрича: точечный подбор, быстрый запуск и виральная воронка

Этап 1. Поиск контактов

Для подбора аудитории использовали связку Apollo и LinkedIn — поиск студентов и активистов в СНГ, Африке и Азии. В Apollo удобно искать руководителей студенческих офисов, а в LinkedIn активная аудитория студентов.
Так удалось собрать базу релевантных контактов без покупки готовых списков.

Этап 2. Сегментация аудитории

Выделили три сегмента:

1. Студенты и активисты — основная часть рассылки, простые и ясные цепочки писем.
2. Молодые стартап-фаундеры — тексты с упором на возможности участия и нетворкинг.
3. Руководители студенческих офисов — письма с предложением вовлечь своих студентов, делали акцент на репутацию и масштаб фестиваля.

Эта сегментация позволила обойтись без сверхиндивидуальных писем и одновременно повысила релевантность.

Этап 3. Как выстроили воронку

Воронка была построена так, чтобы участники распространяли информацию самостоятельно. Всего было подготовлено 14 цепочек писем под каждый сегмент.

Письмо №1

Задачи письма — создать интерес, рассказать про событие и начать диалог. 

Структура письма: 

• Заголовок: Приглашение для студентов {{university_name}}
• Персонализированное приветствие: обращение по имени, упоминание университета — так, показываем, что это не спам и письмо попало к получателю не случайно
• Представление отправителя: кто пишет, представление организации/события
• Краткое описание ивента: формат, масштаб, география, целевая аудитория
• Отработка возражения «Почему стоит поехать?»
• Дедлайн подачи заявок
• Просьба поделиться контактом с тем, кому может быть интересно
• Подпись

Письмо №2

Задачи письма — напомнить о себе, упростить принятие решения

Структура письма: 

• Упоминание предыдущего письма
• Повтор ключевых фактов про ивент: даты, город, масштаб, формат
• Дополнительные материалы: инфопакет, ссылка
• Дедлайн окончания регистрации
• Закрывашка в виде вопроса «Удобно ли обсудить?»
• Подпись

Письмо №3 

Задачи письма — усилить решение у сомневающихся.

Структура письма: 

• Упоминание предыдущего письма
  Дедлайн окончания регистрации
• Упаковка проекта, отбивка возражения: «Что я с этого получу?»
• Закрывашка в виде просьбы передать контакт тех, кому может быть интересен
• Обещание больше не беспокоить
• Подпись

Этап 4. Автоматизация и обработка регистраций

Все отклики обрабатывались вручную и частично автоматизировались. По воронке можно было отслеживать, кто зарегистрировался, кто поделился ссылкой, а кто пока только проявил интерес.. Для ускорения обработки лидов использовали простые трекинговые таблицы. 

Приходилось работать по выходным и ночам, чтобы успеть в короткий срок. Но все получилось. Перейдем к результатам.

Результаты

• Охват: около 6 000 контактов за две недели.
• Регистрации: всего 550, из них 350 — из Африки.
• Виральный эффект: участники и вузы сами распространяли информацию внутри своих соцсетей, помогая выстроить поток новых регистраций.

Организаторы были очень довольны результатом: все цели по количеству регистраций выполнены, а аудитория пришла максимально релевантная.

Выводы и рекомендации

Этот кейс показывает, что эффективный аутрич и сбор регистраций на международные мероприятия — это точная стратегия, а не просто массовая рассылка.

Почему стратегия сработала:

• Фокус на релевантную аудиторию: подбор через Apollo и LinkedIn позволил попасть именно на тех, кому предложение было интересно в данный момент.
• Сегментация вместо ручной персонализации: три сегмента закрывали все потребности аудитории без лишних затрат.
• Виральная воронка: письма и механика стимулировали дальнейшее распространение информации через участников.
• Скорость: команда справилась в рекордные сроки, используя гибкие инструменты и отлаженные процессы.

Этот проект — пример того, как современные инструменты и продуманный аутрич позволяют достигать амбициозных целей даже при минимальных ресурсах.

Поможем запустить холодную рассылку

Хотите повторить такой же результат? Выберите формат работы, который подходит именно вам:

1. Запустить холодную рассылку самостоятельно

Зарегистрируйтесь в Coldy и начните аутрич без агентств и сложной настройки — платформа подойдет, если у вас есть команда и вы хотите контролировать процесс.

2. Получить бесплатную консультацию экспертов (20 минут)

После регистрации в Coldy вам сразу станет доступна бесплатная консультация с экспертами: разберём вашу задачу, ЦА и подскажем оптимальную стратегию аутрича.

3. Передать всё под ключ команде Leadbridge

Если нужен результат без погружения в операционную работу — команда Leadbridge возьмёт на себя стратегию, сбор базы, тексты и запуск рассылки.