В этом материале мы разберем реальный кейс нашего партнера, агентства Leadbridge, и покажем, как они смогли собрать 550 регистраций, из которых 350 пришли из Африки, всего за три шага работы с аудиторией.
Их клиент — организатор международного молодежного форума — хотел быстро собрать участников со всего мира: студентов, активистов, молодых стартап-фаундеров и руководителей студенческих офисов. Времени практически не было: всего 3,5 недели на весь процесс. Задача: набрать минимум 150 регистраций.
Как быстро найти релевантную аудиторию
Заказчик поставил следующие условия:
Целевая аудитория: студенты, активисты, студенческие офисы и молодежные лидеры из СНГ, Африки и Азии.
Срок: 3,5 недели.
Результат: минимум 150 регистраций.
Главная сложность кейса в сверхкоротких сроки и отсутствии готовых списков участников. Нужно было не просто разослать письма, а аккуратно выстроить воронку, чтобы люди сами распространяли информацию о фестивале.
Ключевая гипотеза: лучшие кандидаты — это те, кто активен в студенческих сообществах и стартап-экосистемах.
Стратегия аутрича: точечный подбор, быстрый запуск и виральная воронка
Этап 1. Поиск контактов
Для подбора аудитории использовали связку Apollo и LinkedIn — поиск студентов и активистов в СНГ, Африке и Азии. В Apollo удобно искать руководителей студенческих офисов, а в LinkedIn активная аудитория студентов.
Так удалось собрать базу релевантных контактов без покупки готовых списков.
Этап 2. Сегментация аудитории
Выделили три сегмента:
- Студенты и активисты — основная часть рассылки, простые и ясные цепочки писем.
- Молодые стартап-фаундеры — тексты с упором на возможности участия и нетворкинг.
- Руководители студенческих офисов — письма с предложением вовлечь своих студентов, делали акцент на репутацию и масштаб фестиваля.
Эта сегментация позволила обойтись без сверхиндивидуальных писем и одновременно повысила релевантность.
Этап 3. Как выстроили воронку
Воронка была построена так, чтобы участники распространяли информацию самостоятельно. Всего было подготовлено 14 цепочек писем под каждый сегмент.
Письмо №1
Задачи письма — создать интерес, рассказать про событие и начать диалог.
Структура письма:
- Заголовок: Приглашение для студентов {{university_name}}
- Персонализированное приветствие: обращение по имени, упоминание университета — так, показываем, что это не спам и письмо попало к получателю не случайно
- Представление отправителя: кто пишет, представление организации/события
- Краткое описание ивента: формат, масштаб, география, целевая аудитория
- Отработка возражения «Почему стоит поехать?»
- Дедлайн подачи заявок
- Просьба поделиться контактом с тем, кому может быть интересно
- Подпись
Письмо №2
Задачи письма — напомнить о себе, упростить принятие решения
Структура письма:
- Упоминание предыдущего письма
- Повтор ключевых фактов про ивент: даты, город, масштаб, формат
- Дополнительные материалы: инфопакет, ссылка
- Дедлайн окончания регистрации
- Закрывашка в виде вопроса «Удобно ли обсудить?»
- Подпись
Письмо №3
Задачи письма — усилить решение у сомневающихся.
Структура письма:
- Упоминание предыдущего письма
Дедлайн окончания регистрации - Упаковка проекта, отбивка возражения: «Что я с этого получу?»
- Закрывашка в виде просьбы передать контакт тех, кому может быть интересен
- Обещание больше не беспокоить
- Подпись
Этап 4. Автоматизация и обработка регистраций
Все отклики обрабатывались вручную и частично автоматизировались. По воронке можно было отслеживать, кто зарегистрировался, кто поделился ссылкой, а кто пока только проявил интерес.. Для ускорения обработки лидов использовали простые трекинговые таблицы.
Приходилось работать по выходным и ночам, чтобы успеть в короткий срок. Но все получилось. Перейдем к результатам.
Результаты
- Охват: около 6 000 контактов за две недели.
- Регистрации: всего 550, из них 350 — из Африки.
- Виральный эффект: участники и вузы сами распространяли информацию внутри своих соцсетей, помогая выстроить поток новых регистраций.
Организаторы были очень довольны результатом: все цели по количеству регистраций выполнены, а аудитория пришла максимально релевантная.
Выводы и рекомендации
Этот кейс показывает, что эффективный аутрич и сбор регистраций на международные мероприятия — это точная стратегия, а не просто массовая рассылка.
Почему стратегия сработала:
- Фокус на релевантную аудиторию: подбор через Apollo и LinkedIn позволил попасть именно на тех, кому предложение было интересно в данный момент.
- Сегментация вместо ручной персонализации: три сегмента закрывали все потребности аудитории без лишних затрат.
- Виральная воронка: письма и механика стимулировали дальнейшее распространение информации через участников.
- Скорость: команда справилась в рекордные сроки, используя гибкие инструменты и отлаженные процессы.
Этот проект — пример того, как современные инструменты и продуманный аутрич позволяют достигать амбициозных целей даже при минимальных ресурсах.
Поможем запустить холодную рассылку
Хотите повторить такой же результат? Выберите формат работы, который подходит именно вам:
1. Запустить холодную рассылку самостоятельно
Зарегистрируйтесь в Coldy и начните аутрич без агентств и сложной настройки — платформа подойдет, если у вас есть команда и вы хотите контролировать процесс.
2. Получить бесплатную консультацию экспертов (20 минут)
После регистрации в Coldy вам сразу станет доступна бесплатная консультация с экспертами: разберём вашу задачу, ЦА и подскажем оптимальную стратегию аутрича.
3. Передать всё под ключ команде Leadbridge
Если нужен результат без погружения в операционную работу — команда Leadbridge возьмёт на себя стратегию, сбор базы, тексты и запуск рассылки.
